При поступлении на предприятие на работника любой категории заводится личная карточка. Для ее заполнения используется форма № Т-2, основание — приказ о приеме на работу. Оформлением карточки занимается работник кадровой службы. Подлинность изложенных в ней сведений подтверждает лицо, на которое была заведена карта.
Работник ставит свою подпись в конце II раздела.
Личная карточка заполняется на основании следующих документов: документы, удостоверяющие личность работника (обычно паспорт) военный билет трудовая книжка документы об окончании учебных заведений страховое свидетельство государственного пенсионного страхования свидетельство из налогового органа о постановке на учет приказ о приеме на работу
Остальную информацию вносят из сообщенных о себе сведений работником Принцип заполнения формы № Т-2 личной карточки сотрудника Наименование организации указывают полностью, сокращают только в тех случаях, когда наименование закреплено в учредительных документах; необходимо проследить за правильным написанием Табельный номер работников включает не более 6 цифр. Его присваивают каждому вновь прибывшему и не меняют до его увольнения Номера налогоплательщика и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывают на основании свидетельства о присвоении ИНН и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Первую букву фамилии работника следует указать в столбце «Алфавит» Необходимо отметить характер работы: «временно» или «постоянно» Вид работы записывают полностью: по совместительству или основная Буквами «М» или «Ж» обозначают пол Полностью записывают ФИО На основании документа, удостоверяющего личность, устанавливают и полностью записывают дату рождения в текстовой зоне. Код указывают в числовом формате Длина записи при заполнении строки «Место рождения» не должна превышать 100 символов (включая пробелы, знаки препинания). Области и районы пишут в родительном падеже, без запятых. При упоминании города, деревни, округа, области, поселка используют сокращение в виде первых трех букв (гор., дер., обл. и т.д.). Край, район, станция сокращают кр., рн., ст. Пишут полностью – аул, кишлак, село, станица Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления 0К 019-95 служит основанием для присвоения кода места жительства в личной карточке Гражданство записывают без сокращений. Ее кодирование осуществляют в соответствии Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95. Код 1 – гражданство РФ. Код 2 – двойное гражданство. Код 3 – иностранное гражданство. Код 4 – отсутствие гражданства Полностью указывают языки, которыми владеет работник. Степень знания указывают при помощи кода. 1 – переводит со словарем, читает. 2 – читает, может объясняться. 3 – владеет свободно Графу «Знание иностранного языка» кодируют с использованием двух знаков. Первый – код языка, второй – степень знания Образование заполняется и кодируется в соответствии Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО) и ОКИН Уровням образования присваиваются следующие коды:
02 — начальное (общее) образование 03 — основное среднее образование 07 — среднее общее образование, полное 10 — начальное профессиональное образование 11 — среднее профессиональное образование 15 — неполное высшее образование 18 — высшее образование 19 — послевузовское образование
Во избежание ошибок при формировании записи о неоконченном образовании работника разработан пример заполнения. Запись об образовании работника, если оно не окончено:
окончил 5-6 классов средней школы окончил 7, 8, 9 класс средней школы Обучается в высшем учебном заведении, но не окончил его:
окончил 3 курса высшего учебного заведения окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но прервал его либо обучается на 3 курсе Обучается в среднем специальном учебном заведении, но не окончил его:
окончил лицей, гимназию окончил профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение Вид образования по классификации:
начальное образование среднее неполное образование основное общее или среднее профессиональное образование количество оконченных курсов или курс обучения в настоящий момент среднее общее или неполное среднее профессиональное образование среднее общее образование неполное высшее образование начальное профессиональное образование
При заполнении строки о наименовании учебного заведения допустимо сокращение слов, не искажающих смысл наименования. Слово «имени» сокращается «им.». Если за ним идут слова «академика» или «профессора», то следует писать «им. академика», «им. профессора» и т.д.
Любые сведения об образовании устанавливают при наличии документов. Свободные строки в этом разделе предназначены для названий и дат окончания высшего или среднего профессионального образования, второго образовательного учреждения. В том случае, если работник окончил несколько заведений по различным специальностям, указывают оба учебных заведения. Квалификацию по диплому указывают так:
оконченное высшее учебное заведение: «бакалавр», «магистр», «специалист». Отмечают направление или специальность оконченное среднее учебное заведение: «товаровед», «техник», «менеджер», «бухгалтер» и прочее
Основную или дополнительную профессию указывают полностью в соответствии с приказом о приеме на работу и штатным расписанием. Ее кодирует на основании ОКПДТР
Дополнительная профессия – это та, которая не совпадает с основной и представляет интерес для организации
Стаж работы (непрерывный, общий, дающий право на какие-либо льготы, надбавку и пр.) рассчитывают исходя из записей в документах, подтверждающие соответствующий стаж Состояние в браке записывают и кодируют в соответствии с ОКИН.
код 1 – никогда не был в браке код 2 — находится в зарегистрированном браке код 3 — находится в незарегистрированном браке код 4 — вдовец (вдова) код 5 — разведен(а)
Состав семьи. Указывают членов семьи и степень родства. Считаются ближайшими родственниками: мать, отец, дочь, сын, родной брат, родная сестра, лицо, на попечении которого находится работник
В строгом соответствии с паспортом указывают содержащиеся в нем данные. Адрес проживания записывают по принципу записи места рождения. Следует заполнить обе графы, адрес проживания по паспорту, фактический адрес, номер телефона. «Сведения о воинском учете», то есть второй раздел личной карточки заполняется на основании следующих документов:
военного билета или документа, его заменяющего, удостоверения военнослужащего запаса удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Для подтверждения согласия о внесенных данных в I и II раздел работник собственноручно проставляет дату и подписывает личную карточку. Сотрудник кадровой службы также должен поставить свою подпись, расшифровку подписи, наименование должности.
Далее следует перейти к заполнению раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» (III раздел). Он оформляется в соответствии с приказами о приеме на работу и о переводе на другую работу. Формы Т-1 и Т-1а, форма Т-5. Внесенные записи предоставляют работнику под роспись. Раздел IV «Аттестация» заполняют полностью (все графы и столбцы). В нем отмечают:
дату прохождения аттестации решение комиссий ссылку на конкретный документ
Незаполненной может быть только графа «Основание»
Информация о повышение квалификации записывают в соответствии с предоставленными работником документами Раздел V «Повышение квалификации» содержит:
вид повышения квалификации даты начала/окончания обучения наименование учебного заведения, факультета при высшем или среднем учебном заведении, курсы при министерстве или предприятиях (различных организациях) и т.д. вид документа (удостоверение, свидетельство)
Таким же образом вносят в раздел VI сведения о профессиональной переподготовке. Указывают специальность, направление, профессию, по которой произошла переподготовка. Перечисляют государственные награды.
Раздел VIII «Отпуск» используют для учета всех отпусков, предоставляемых за период работы в организации работнику. В таблицу по отпускам вносят только дату начала в соответствии с приказом. В графе «Дата окончания» указывают дату выхода из отпуска по факту (связано со случаями прерывания отпуска или вызова на работу до его окончания). В этой же таблице отмечают отпуска без сохранения заработной платы, так как его учитывают в подсчетах стажа работы
Раздел IX «Социальные льготы» используют для указания перечня льгот и их оснований. Которые предоставляются работникам локальными нормативными актами предприятия, федеральным законом, подзаконными актами. Для полноты учета в разделе «Дополнительные сведения» можно указать:
информацию об обучении на очных, заочных, экстернатных отделениях учреждений среднего и высшего профессионального обучения с проставлением дат из автобиографии информацию о работающем инвалиде. Следует указать справку МСЭК, группу инвалидности, дату ее установления, причины заключение экспертной комиссии о характере труда и его условиях
Раздел XI «Основания увольнения» заполняют после увольнения работника. Здесь указывают дату, номер приказа, основания увольнения на основе точных формулировок, приведенными в ТК РФ.
После закрытия личной карточки сотрудник кадровой службы должен поставить личную подпись, расшифровку подписи, указать должность. Работник расписывается таким же образом, его подпись является подтверждением всех записей в личной карточке. Принцип внесения изменений сведений о сотруднике
При изменении сведений в личную карточку вносят соответствующие данные. Их заверяет специалист отдела кадров своей подписью. Если корректировка касается разделов «Сведения о воинском учете», «Общие сведения», то работник также должен проставить свою роспись. Схема внесения изменений идентична схеме по трудовой книжке. При изменении фамилии старую следует зачеркнуть и записать новую на основании предоставленных документов. Последующие изменения данных отражает в карточке работник отдела кадров. Полностью заменять личную карточку нежелательно, так как в дальнейшем сложно восстанавливать все данные о сотруднике. Изменений паспортных данных, состояния в браке можно производить с применением зачеркивания. Принципы кодирования
Информация в личной карточке кодируются в соответствии с правилами по заполнению, которые определены Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами. 1. Форму считают испорченной, если в поле кодирования внесены некорректные записи. Подлежит переписыванию. Рекомендуется вносить точные коды либо до сдачи в архив не вносить их. 2. Часть реквизита остается пустой при отсутствии информации либо отрицательных ответах. 3. При заполнении дат названия месяцев пишут полностью, год — четырьмя цифрами. 4. Даты кодируют арабскими цифрами: число, месяц, год. На предприятиях и организациях, которые не планируют введение АСУ кадровой деятельностью, можно не кодировать реквизиты.
На ierixon.ru представлены учебники для разных классов, которые Вы можете скачать понравившийся учебник себе на компьютер. Здесь вы найдете последние новинки учебных пособий, а также всегда можете приобрести учебники уже вышедшие в продажу. Все учебники расположенные на сайте представлены абсолютно бесплатно и в ознакомительных целях. Также все пособия в хорошем качестве.
