Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами: по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска; в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер; как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив; как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения; как основной — в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.
Номенклатура дел является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.
Номенклатуры дел могут быть: самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре дел при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки; поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами. Составление номенклатуры дел
Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).
Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.
Составление сводного документа должна возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста. Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур дел каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.
Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.
Этапы утверждения сводной номенклатуры: ответственным за архив предприятия производится визирование документа; подписывается начальником службы делопроизводства; экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии; передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения; утверждается руководителем предприятия.
Должно быть по правилам три-четыре экземпляра этого документа, что хранятся: в государственном архиве; в службе делопроизводства; рабочий экземпляр; в архиве предприятия.
После оформления и утверждения номенклатуры дела структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо проинформироваться, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале.
В случае возникновения значительных изменений структуры и функций предприятия, составляется новый экземпляр номенклатуры дел.
После окончания делопроизводственного года в унифицированной форме формируется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел на предприятии.
На ierixon.ru представлены учебники для разных классов, которые Вы можете скачать понравившийся учебник себе на компьютер. Здесь вы найдете последние новинки учебных пособий, а также всегда можете приобрести учебники уже вышедшие в продажу. Все учебники расположенные на сайте представлены абсолютно бесплатно и в ознакомительных целях. Также все пособия в хорошем качестве.
